Quản lý tài chính, hóa đơn, sổ sách,… là một trong những yếu tố quyết định thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Đây là công việc đặc thù và yêu cầu sự tỉ mỉ, chuyên môn cao. Để thuận tiện và tiết kiệm, hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm kế toán của các công ty dịch vụ, một số sẽ sử dụng phần mềm kế toán bằng Excel. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra so sánh phần mềm kế toán và Excel, mời bạn cùng theo dõi qua bài viết sau.
1. Về quy mô áp dụng
Quy mô doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng giúp quyết định xem doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng hình thức nào để xử lý hóa đơn sổ sách. Nếu doanh nghiệp lớn thì số lượng hóa đơn, chứng từ sẽ nhiều hơn, phức tạp hơn và cần nhiều thời gian để xử lý hơn. Do vậy:
- Đối với phần mềm Excel sẽ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Bạn chỉ cần thực hiện các nghiệp tính toán, thống kê đơn giản và không cần bảo mật cao.
- Đối với phần mềm kế toán sẽ phù hợp với doanh nghiệp đang dẫn phát triển. Nó sẽ đầy đủ các tính năng và linh động, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản và lĩnh vực hoạt động.
>>> Truy cập bài viết sau để trải nghiệm phần mềm kế toán miễn phí được yêu thích nhất tại đây: Top 9 phần mềm kế toán miễn phí trọn đời thông dụng nhất hiện nay
2. Về chi phí mua phần mềm
Chi phí sẽ là yếu tố tiếp theo mà cá nhà quản lý sẽ cân nhắc. Vì thế, bạn cần lưu ý:
- Đối với phần mềm Excel
Bạn chỉ cần mua tài khoản Microsoft Office hay bạn sử dụng các bản crack hoàn toàn miễn phí được chia sẻ trên mạng. Tuy nhiên rủi ro khi sử dụng bản crack là máy tính của bạn dễ bị nhiễm virus, không an toàn, dễ bị mất dữ liệu. Điểm bất cập nữa là tính cập nhật sẽ chậm hơn. Do vậy, nó sẽ hợp hơn khi đó là doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một kế toán xử lý công việc.
- Đối với phần mềm kế toán
Thay vì sử dụng phần mềm Excel, bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán của các công ty dịch vụ. Chi phí của bạn sẽ cao hơn khi sử dụng Excel để quản lý. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán: phần mềm online, vĩnh viễn, hoặc theo nhu cầu riêng của mỗi cá nhân. Khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm chi phí, thời gian quản lý, thực hiện; tăng năng suất, hiệu quả công việc; bảo mật dữ liệu; tự động cập nhật theo những chính sách mới;…
3. Về phương pháp quản lý và lưu trữ dữ liệu kế toán
Dưới đây là 2 điểm lưu ý trong phương pháp quản lý và lưu trữ dữ liệu kế toán:
| Phần mềm Excel | Phần mềm kế toán | |
| Thời gian lưu trữ | Dữ liệu liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ thành nhiều file độc lập (nếu file dữ liệu lớn hơn 5Mb thì tốc độ load rất chậm) | Dữ liệu kế toán trong nhiều năm được lưu trữ hết trên phần mềm |
| Loại sổ sách | Chỉ đáp ứng với sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị hay yêu cầu chuyên môn cao là rất có. | Đáp ứng đầy đủ các loại sổ sách, bảng thống kê, tổng hợp. |
4. Về tính chủ động trong công việc
Mỗi phần mềm sẽ có một cách làm việc khác nhau, dưới đây là bảng so sánh phần mềm kế toán và Excel:
| Phần mềm Excel | Phần mềm kế toán | |
| Khai báo | Nhập liệu theo phương pháp thủ công | Nhập thông tin khai báo được thiết lập sẵn theo trình tự |
| Hạch toán | Sử dụng các hàm thủ công hàng ngày | – Có định nghĩa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ và khi thực hiện nghiệp vụ thì không cần quan tâm Nợ/Có của tài khoản.
– Và bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập. |
| Phân công công việc | Khó khăn khi bàn giao, chuyển giao | Đã được lập trình sẵn trong phần mềm |
5. Về bảo mật và an toàn dữ liệu
Bảo mật và an toàn dữ liệu mà một trong những vấn đề vô cùng cần thiết. Vì đây là những con số để các nhà quản lý căn cứ vào đó có thể đánh giá và lên kế hoạch trong thời gian tới của doanh nghiệp. Những rủi ro mà bạn có thể gặp khi sử dụng 2 phần mềm này bao gồm:
- Đối với phần mềm Excel
Macro có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus
- Đối với phần mềm kế toán
Cơ sở dữ liệu ít khi bị trục trặc do luôn được nhà phát hành nâng cấp và bảo trì. Đặc biệt, bạn sẽ không bao giờ bị mất dữ liệu. Tính an toàn cao, không thể xóa CSDL nếu không có quyền.
Trên đây là những chia sẻ về so sánh phần mềm kế toán và Excel được chúng tôi chia sẻ và gửi đến bạn đọc. Hy vọng những thông tin trên sẽ là nguồn tham khảo đáng tin cậy dành cho bạn. Nếu bạn thấy hay và ý nghĩa thì hãy chia sẻ và gửi đến bạn bè của mình nhé!
Bài viết được tổng hợp và chia sẻ từ Download phần mềm của Vintech City
Theo: KTPM
