Chạy KPI nghĩa là gì? Đây là thắc mắc của nhiều người khi mới bước chân vào môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hầu hết các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều đặt ra chỉ tiêu KPI cho các nhân viên để đảm bảo tiến độ công việc. Cùng Kiến Thức Phần Mềm tìm hiểu rõ hơn thế nào là KPI và thuật ngữ chạy KPI nhé.
KPI là gì? Ví dụ về KPI
KPI là gì?
KPI là dạng viết tắt ba chữ cái đầu của thuật ngữ “Key Performance Indicator”. KPI trong tiếng Việt có thể hiểu là “Chỉ số hoạt động quan trọng”. Cụ thể hơn, chỉ số KPI cho phép các công ty, doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc của các phòng ban, nhân viên…
Dựa trên chỉ số KPI thực tế, doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp. Đảm bảo phù hợp với năng lực của nhân sự cũng như đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc đề ra. Bên cạnh đó, KPI cũng là thước đo quan trọng để doanh nghiệp có thể tính toán lương thưởng của đội ngũ nhân viên.
Ví dụ về KPI
Để giúp bạn hiểu rõ hơn KPI là gì ví dụ sau đây sẽ mang đến cái nhìn cụ thể hơn. Giả sử bạn đề ra mục tiêu đạt được mức tăng doanh thu bán hàng 20% trong năm nay. Đây sẽ được gọi là KPI tăng trưởng doanh thu. Để xác định chỉ số KPI này, bạn có thể xem xét các khí cạnh sau:
- Mức tăng doanh thu sẽ là thước đo hiệu quả công việc
- Tăng trưởng doanh thu được xem xét theo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm…
- Người chịu trách nhiệm quản lý các số liệu kinh doanh sẽ là Giám đốc bán hàng
- Đề ra giải pháp để đạt được KPI: đẩy mạnh Marketing, thuê thêm nhân viên…
Ngoài ra, còn có nhiều cấp độ KPI khác nhau mà các doanh nghiệp có thể đặt ra:
- Ở cấp độ thấp, KPI thường được áp dụng cho các phòng ban, cá nhân, hệ thống quy trình. KPI ở level này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ đơn lẻ. Ví dụ như tuyển được thêm 3 nhân viên mới mỗi tuần, bán được 200 chiếc áo mỗi tháng…
- Ở cấp độ cao, KPI sẽ chủ yếu hướng tới những mục tiêu chiến lược. Ví dụ như hoàn thiện 20 dự án cấp quận trong Quý II, đạt tổng doanh thu cả năm tăng 120%…
Phân loại KPI
Trước khi tìm hiểu chạy KPI nghĩa là gì, hãy cùng tham khảo một số loại KPI. Hiện nay có khá nhiều loại KPI tùy vào từng bộ phận và nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ như KPI bán hàng, KPI tiếp thị, KPI kinh doanh… Tuy nhiên nhìn chung, các doanh nghiệp thường đưa ra 2 loại chỉ tiêu KPI khác nhau, đó là:
KPI đi liền với mục tiêu chiến lược
Mục tiêu mang tính chiến lược là những mục tiêu quyết định trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp. Những mục tiêu này thường là tiền, thị phần hoặc lợi nhuận.
KPI đi liền với mục tiêu chiến thuật
Những mục tiêu mang tính chiến thuật được đề ra nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hoặc ngày càng tiến sát hơn đến các mục tiêu chiến lược. Những KPI đi liền với mục tiêu chiến thuật thường được đề ra bởi những người giữ vai trò quản lý và do các nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện.
Chạy KPI nghĩa là gì?
Một khái niệm khác cũng thường đi liền với chỉ số KPI đó chính là “chạy KPI”. Vậy chạy KPI là gì? Có thể hiểu một cách đơn giản rằng chạy KPI là việc người được giao nhiệm vụ sẽ cố gắng hoàn tất hạng mục công việc để đáp ứng mức KPI mà cấp trên đặt ra.
Mỗi doanh nghiệp đều được chia thành các bộ phận, phòng ban khác nhau. Vì vậy mà chỉ số KPI và cách đánh giá hiệu quả đối với từng phòng ban cũng không giống nhau.
Đến nay, KPI vẫn là một trong những căn cứ đáng tin cậy hàng đầu để doanh nghiệp có thể đánh hiệu suất hoạt động của từng cá nhân, bộ phận, phòng ban… Dựa trên KPI, doanh nghiệp sẽ biết rằng mình có đang phát triển theo đúng tầm nhìn, sứ mệnh, kế hoạch và lộ trình đã đặt ra hay không.
Bên cạnh đó, KPI cũng mang lại nhiều lợi ích cho những nhân viên trực tiếp thực hiện công việc. Khi chạy KPI, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi mức độ hoàn thành công việc đến đâu. Từ đó có phương pháp khắc phục nếu thấy tiến độ công việc bị chậm trễ. Ngoài ra, KPI cũng là động lực để nhân viên phấn đấu và hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao.
Bí quyết triển khai KPI hiệu quả theo quy tắc SMART
Vậy là bạn đã nắm được chạy KPI nghĩa là gì. Vậy làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả nhất? Quy tắc SMART được áp dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, kể cả việc triển khai KPI. Mô hình SMART có ý nghĩa như sau:
S – Specific
Specific được dịch ra tiếng Việt là cụ thể, rõ ràng. Đây là tiêu chí vô cùng quan trọng khi đề ra chỉ tiêu KPI. Ví dụ như doanh nghiệp bạn muốn đội ngũ sale phải bán được nhiều hơn tháng trước. Vậy thì phải đưa ra con số cụ thể về doanh số, doanh thu. Ví dụ như bán được 500 chiếc áo, đạt doanh thu 100 triệu/tháng…
M – Measurable
Measurable tức là có thể đo lường đường. Khi triển khai KPI, doanh nghiệp phải đưa ra được một quy trình hoạt động cho phép đo lường dễ dàng hiệu quả công việc.
A – Attainable
Attainable được hiểu là có thể đạt được. Điều này có nghĩa mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra không được quá cao hoặc bất khả khi. Điều này sẽ khiến nhân viên bị áp lực, chán nản và gây ra tác dụng ngược, làm giảm hiệu suất làm việc.
R – Relevant
Relevant trong mô hình SMART được hiểu là tính thực tế. Tức là chỉ tiêu KPI phải có tính thực tiễn cao, gắn liền với tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chung của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.
T – Timebound
Timebound ở đây tức là thời hạn hoàn thành chỉ tiêu KPI. Hãy đặt ra deadline cho từng nhiệm vụ cụ thể để nhân viên dễ dàng thực hiện và theo dõi tiến độ công việc.
Các mẫu KPI dành cho từng phòng ban
Mẫu KPI dành cho đội ngũ HR
- Số lượng CV
- Tỷ lệ ứng viên đáp ứng điều kiện đề ra trên tổng số CV
- Thời gian trung bình từ thời điểm nhận được CV của ứng viên tới khi ứng viên vào làm việc chính thức
- Số lượng nhân viên được tuyển dụng mới
- Chi phí đào tạo, tuyển dụng trung bình trên mỗi nhân viên mới
- Chỉ số đo lường hiệu quả quảng cáo khi đăng tin tuyển dụng
- Độ dài vòng đời trung bình của nhân viên
- …
Mẫu KPI dành cho đội ngũ Marketing
- Tổng chi phí dành cho marketing
- Tỷ lệ giữa chi phí marketing trên tổng doanh thu
- Tỷ lệ hoàn vốn khi đầu tư vào marketing
- Số lượng khách hàng tiềm năng
- Chi phí marketing trên từng khách hàng tiềm năng
- Tỷ lệ traffic được chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng
- Số lượng follow trên các trang mạng xã hội
- Lượng tương tác trên mỗi content
- Tỷ lệ khách hàng lưu lại website
- …
Mẫu KPI dành cho đội ngũ Sales
- Doanh thu, doanh số
- Mức tăng trưởng doanh thu
- Số lượng đơn hàng
- Tỷ lệ Lead chuyển đổi thành đơn hàng
- Giá trị trung bình của một đơn hàng
- Tỷ lệ cross-sale và up-sale
- Tỷ lệ đơn hàng bị hủy
- Chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng
- …
Những câu hỏi thường gặp về chạy KPI
Thưởng KPI là gì?
Sau khi đã nắm được khái niệm về KPI thì chắc hẳn bạn cũng phần nào hiểu được thưởng KPI là gì. Dựa trên các chỉ số KPI đã đề ra đối với cấp dưới hoặc đội ngũ nhân sự, nhà quản lý sẽ có sự so sánh đối chiếu với KPI thực tế của nhân viên. Từ đó khen thưởng những cá nhân có thành tích tốt và trách phạt những nhân viên hoàn thành chưa tốt kế hoạch đề ra.
KPI và Target khác nhau như thế nào?
KPI là các chỉ số giúp tính toán hiệu suất công việc, giúp bạn biết được mình có đáp ứng được tiến độ công việc đề ra hay không.
Target là các điểm chuẩn, mức độ, mục tiêu… cụ thể mà bạn đặt ra cho KPI của mình.
OKR là gì?
OKR là viết tắt của “Objective Key Results”. Đây là công cụ giúp quản lý các mục tiêu nhằm đảm bảo sự xuyên suốt của mối quan hệ hợp tác giữa các thành viên trong một tổ chức. OKRs chủ yếu đo lường những đóng góp, nỗ lực của các tổ chức, đội nhóm, cá nhân… để thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, công ty, tổ chức.
KPI là gì trong sale?
Đối với bộ phận sale, KPI là chỉ số dùng để tính toán hiệu suất kinh doanh của đội ngũ bán hàng. Người quản lý cần giám sát KPI để đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý doanh số và doanh thu bán hàng. Chỉ số KPI trong sale vô cùng quan trọng vì nó giúp tối ưu hóa kênh bán hàng, hiệu suất và độ dài chu kỳ bán hàng.
Cách tính KPI là gì?
Để tính toán chỉ số KPI, có một số công thức phổ biến mà bạn có thể áp dụng như sau:
- Doanh thu trung bình = Tổng doanh thu / Số lượng nhân viên
- Lợi nhuận trung bình = Tổng lợi nhuận / Số lượng nhân viên
- Tỷ lệ hoàn thành công việc trung bình = Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc (dựa trên khung thời gian định sẵn) / Số lần thực hiện công việc
Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu được chạy KPI nghĩa là gì, bí quyết triển khai KPI và các câu hỏi liên quan. Đừng quên like và share bài viết này nếu bạn cảm thấy hữu ích để giúp KTPM có thêm động lực mang đến thêm nhiều nội dung chất lượng hơn nữa.
