Scan ảnh trên máy tính là một công việc thường xuyên mà hầu như dân văn phòng nào làm việc với tài liệu cũng biết đến. Để giúp công việc này trở nên nhanh chóng và đơn giản, các phần mềm scan ảnh ra đời giúp quét ảnh thông minh và scan tài liệu nhanh chóng. Không chỉ thế, những phần mềm này còn có thể chuyển những thông tin trên hợp đồng, hình ảnh, hoá đơn,… thành các file mềm. Sau đây là 5 phần mềm scan ảnh trên máy tính tuyệt vời dành cho dân văn phòng mà bạn có thể tham khảo.
Thông tin tổng quan về phần mềm scan ảnh trên máy tính
Phần mềm scan ảnh là gì?
Phần mềm scan ảnh là một ứng dụng có khả năng hỗ trợ người dùng chuyển đổi tài liệu từ bản cứng sang các file mềm. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ tài liệu trên các thiết bị thông minh hoặc các hệ thống số khác. Thông thường, những phần mềm này sẽ được tích hợp trên các máy scan hoặc có thể được tải riêng ở ngoài.
Phần mềm scan ảnh trên máy tính có vai trò gì
Phần mềm scan ảnh trên máy tính giúp việc chuyển đổi dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Không những thế, phần mềm này còn mang đến những lợi ích tuyệt vời khác:
Giúp tối ưu không gian lưu trữ
Khi lưu trữ và quản lý tài liệu theo cách truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian tìm kiếm, sắp xếp giấy tờ. Không những thế, bạn cũng phải tốn nhiều không gian để chứa các loại giấy tờ và các tập hồ sơ.
Đối với các doanh nghiệp lớn, họ sẽ có một số lượng lớn các tài liệu quan trọng. Nếu lưu trữ và quản lý theo tài liệu theo cách truyền thống sẽ tốn rất nhiều diện tích và chi phí. Nếu sử dụng phần mềm scan tài liệu, các loại giấy tờ, hồ sơ sẽ được chuyển sang lưu trữ và quản lý dưới dạng số hóa. Bạn sẽ không cần thuê cả nhà kho để chứa một loạt các giấy tờ, hồ sơ.
Giúp cải thiện tính bảo mật
Khi sử dụng phần mềm scan thì bạn có thể lưu trữ tài liệu trên không gian số. Do đó, những dữ liệu này được bảo mật an toàn nhờ các chế độ bảo mật, tránh tình trạng rò rỉ hay thất thoát tài liệu.
Tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn
Việc tìm kiếm cũng không cần tốn quá nhiều thời gian và công sức khi đã được quản lý số hóa. Người dùng có thể tùy ý sắp xếp tài liệu cho phù hợp. Chúng sẽ được quản lý theo một hệ thống nhất định, rõ ràng.
Các phần mềm scan ảnh dành cho dân văn phòng
1. Phần mềm PDFelement
Đây là phần mềm scan ảnh đầu tiên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho nhân viên văn phòng. Phần mềm PDFelement giúp scan ảnh chuyên nghiệp với nhiều tính năng như chỉnh sửa và chèn thêm nhận xét, chèn chữ ký điện tử, xem và chỉnh sửa nội dung văn bản, hình ảnh sau scan,… Đây là một phần mềm cho phép sử dụng hoàn toàn miễn phí.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng các tính năng chuyên sâu của phần mềm này thì bạn có thể dùng phiên bản tính phí:
Ưu điểm của phần mềm PDFelement:
- Giao diện phần mềm vô cùng đơn giản, trực quan, dễ sử dụng.
- Là phần mềm được tích hợp đầy đủ các tính năng quan trọng như: cắt, xem, chèn chữ ký, chỉnh sửa văn bản, hình ảnh, chèn chỉnh sửa nhận xét, chèn liên kết vào các file PDF dễ dàng.
- Bạn có thể ghép nhiều file PDF để trở thành một file hoàn chỉnh hơn.
- Tích hợp tính năng OCR, cho phép bạn đặt password cho file PDF/
- Cho phép thực hiện các hoạt động chỉnh sửa, chèn, trích, tạo biểu mẫu, xoá và xoay các trang trong file PDF.
Hạn chế của phần mềm:
- Phải trả phí khi cần sử dụng các tính năng nâng cao.
- Khi dùng bản miễn phí, các trang PDF sẽ bị gắn mác watermark.
2. Phần mềm Free Easy Scan to PDF
Phần mềm Free Easy Scan to PDF là một phần mềm miễn phí có nhiều tính năng độc đáo và rất dễ sử dụng. Bạn có thể thực hiện quét tài liệu, thư điện tử, website, ảnh bảng tính,… sang định dạng PDF để lưu trữ, khôi phục chỉ với 1 cú nhấp. Ngoài ra, nó còn cho phép bạn chỉnh sửa hình ảnh và chuyển đổi ảnh sang PDF.
Ưu điểm của Free Easy Scan to PDF:
- Phần mềm này có các tính năng quét tài liệu giấy, thư điện tử, website, ảnh,… chuyển sang định dạng PDF.
- Giao diện vô cùng trực quan, tính năng vô cùng đơn giản và dễ sử dụng.
Hạn chế:
- Không hỗ trợ phiên bản có các tính năng chỉnh sửa nâng cao.
3. Phần mềm ScanPapyrus
Là một phần mềm scan ảnh và tài liệu trên máy tính một cách thông minh được nhiều người lựa chọn sử dụng. Bạn có thể chuyển đổi các dữ liệu trên máy tính một cách đơn giản, dễ dàng. Ngoài ra, bạn còn có thể scan, chỉnh sửa chất lượng ảnh, nén ảnh sang thành tệp có dung lượng thấp hơn.
Ưu điểm của phần mềm ScanPapyrus:
- Giúp quét hàng loạt dữ liệu, hình ảnh sang nhiều định dạng file khác như PDF, DOCX, JPG,…
- Cho phép bạn quét cùng lúc 2 trang.
- Tự động hoá scan và giúp chỉnh sửa chất lượng ảnh.
- Cho phép nén ảnh ở dung lượng thấp hơn, giúp điều chỉnh bộ lọc màu để loại bỏ các tone nền xám và cắt ảnh theo nhu cầu.
Hạn chế:
- Không có hỗ trợ tính năng chỉnh sửa file PDF.
4. Phần mềm Not Another PDF Scanner 2
Phần mềm này chính là sự tuyệt vời cho những ai đang cần scan hình ảnh. Not Another PDF Scanner 2 là một phần mềm cực kỳ chuyên nghiệp, cho phép bạn dùng lưu file quét dưới nhiều định dạng khác nhau.Cụ thể, bạn có thể lưu dưới dạng file PNG, JPEG, tTIFF, PDF,… Ngoài ra, bạn còn có thể thay đổi độ phân giải, độ sáng và cả độ tương phản của hình ảnh.
Phần mềm này được tích hợp tính năng OCR giúp nhận diện ký tự văn bản scan đa ngôn ngữ. Bạn có thể quét, lưu trữ tài liệu, trích xuất nội dung hoặc chuyển chúng sang file văn bản một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, nó còn có tính năng thay đổi ngôn ngữ trên cửa sổ chính.
Ưu điểm của phần mềm Not Another PDF Scanner 2:
- Người dùng hệ điều hành Windows đều được sử dụng phần mềm miễn phí.
- Có hỗ trợ quét và lưu file với nhiều định dạng như PDF, PNG, JPEG, tTIFF,…
- Tích hợp tính năng OCR để người dùng xoay, cắt và sắp xếp lại ảnh đã quét.
Hạn chế:
- Công cụ chỉnh sửa trong phần mềm chưa đa dạng.
5. Phần mềm Advanced Scan to PDF
Đây là một phần mềm scan ảnh trên máy tính sở hữu nhiều tính năng đa dạng như chỉ định kích thước trang, loại nén, vị trí hình ảnh, điều chỉnh kích thước,… Công cụ này cũng rất dễ sử dụng và được người dùng ưa chuộng.
Ngoài ra, phần mềm này còn cho phép người dùng tạo password bảo mật tài liệu và thêm chữ ký số. Advanced Scan to PDF còn giúp chuyển đổi các tệp tin, dữ liệu theo nhiều định dạng khác nhau như fax, hình ảnh PNG, JPG, BMP, GIF,… Bạn có thể chuyển đổi các tài liệu hoặc hình ảnh sang dạng PDF để quét và chỉnh sửa.
Ưu điểm của phần mềm Advanced Scan to PDF:
- Cho phép người dùng quét nhiều tài liệu giấy, hình ảnh JPEG thành file PDF để chia sẻ và lưu trữ một cách hiệu quả hơn.
- Giúp điều chỉnh kích thước và vị trí của hình ảnh trong file.
- Cho phép thêm password để tăng độ bảo mật file và chèn chữ ký số.
- Hỗ trợ chuyển đổi các loại hợp đồng giấy, thỏa thuận và các hình ảnh dưới đạng JPG, PNG, GIF, BMP,… thành tệp PDF.
- Là một phần mềm hoàn toàn miễn phí.
Hạn chế:
- Chưa có nhiều công cụ chuyên sâu để sử dụng.
Nhìn chung, các phần mềm scan ảnh trên máy tính là những công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho dân văn phòng. Đây là một trong những công nghệ thông minh giúp đơn giản hóa quá trình làm việc. Phục vụ tuyệt vời cho công việc lưu trữ, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu trong thời công nghệ 4.0.
Ban biên tập: Kiến Thức Phần Mềm
