Chúng ta thường nói rằng “Con người là tài sản lớn nhất của mọi Tổ chức, Doanh nghiệp”. Tuy nhiên, một tài sản vô cùng quan trọng và tác động trực tiếp đến sự sinh tồn và phát triển của mọi tổ chức, doanh nghiệp đó chính là DỮ LIỆU. Bởi Con người có thể BUILD hoặc BUY nhưng DỮ LIỆU nếu mất thì khó BUY hoặc BUILD lại rất mất thời gian trong khi mọi quy mô tổ chức, doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đã có DỮ LIỆU được sinh ra và cần lưu trữ.
Vì vậy sự ra đời và ứng dụng Phần mềm quản lý Tài liệu đã tạo ra một bước tiến đột phá mới trong công tác quản trị doanh nghiệp. Hầu hết, các phần mềm đều có khả năng tối ưu hóa các nghiệp vụ lưu trữ, khai thác và bảo mật tài liệu.
Dưới đây là danh sách 3 phần mềm quản lý Tài liệu tốt nhất hiện nay:
- CoDX – Document
- Templafy
- Google Drive
1. Phần mềm quản lý tài liệu CoDX – Document
CoDX – Document là giải pháp phần mềm quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu dung lượng vô cùng lớn cùng khả năng quản lý đa dạng hệ thống dữ liệu, định dạng file. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc lên đến 20% nhờ vào công nghệ tìm kiếm thông minh OCR.
Đặc điểm nổi bật
- Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu
- Hệ thống Phân quyền cực kỳ linh hoạt với:
- Quyền Quản trị viên trên toàn hệ thống (tính năng và vùng dữ liệu)
- Phân quyền riêng cho mỗi bộ phận/nhân viên
- Phân quyền trên từng tài liệu theo nhu cầu quản lý
- Các quyền thao tác được áp dụng chi tiết trên mỗi tài liệu gồm: Chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích
- Các quyền thao tác được áp dụng chi tiết trên thư mục: Thêm mới, chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, đánh dấu yêu thích, tạo thư mục con, Quản lý xét duyệt tài liệu nếu có trên từng thư mục, thiết lập phân quyền thư mục không được truy cập nhưng có hiển thị tên thư mục (Có/Không) tùy tính chất lưu trữ
- Quyền gởi yêu cầu xin được phép truy cập với các tài liệu/thư mục không được phân quyền
- Tích hợp nhiều tùy chọn chia sẻ nâng cao để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu
- Hệ thống tài liệu xây dựng theo tiêu chuẩn lưu trữ Dubin core , phục vụ tiêu thức tìm kiếm văn bản theo chuẩn
- Tích hợp Elastic Search nên tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu, giúp người dùng tìm tài liệu được nhanh và đầy đủ nhất
- Tính năng cho nhân viên rating tài liệu, giúp công ty định hướng được tài liệu nào được khai thác/phản hồi tốt để từ đó Phòng ban xây dựng Kho nội dung tài liệu đúng yêu cầu nhân viên
- Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn đến nhiều cá nhân, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp. đặc biệt Kết hợp cùng hệ thống Mạng xã hội nội bộ miễn phí đi kèm: Công ty/Cá nhân có thể chia sẻ tài liệu được phép lên, đảm bảo nhân viên khai thác tài nguyên số hiệu quả do được truyền thông đến toàn nhân viên
- Truy vết hành động tương tác tài liệu
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Hotline: 1900 25 25 81 | Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
- Trang cung cấp tin tức và kiến thức quản trị doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
2. Phần mềm quản lý tài liệu Templafy
Templafy được người dùng đánh giá là một trong những công cụ quản trị lưu trữ, theo dõi văn bản và tài liệu tốt nhất hiện nay. Phần mềm quản lý tài liệu này được thiết kế với giao diện vô cùng đơn giản do đó người dùng có thể dễ dàng thao tác khi sử dụng.
Đặc biệt, Templafy còn cung cấp phiên bản Mobile tiện lợi, thông minh. Điều này hỗ trợ các nhà quản lý rất nhiều trong việc giám sát, theo dõi tiến độ và kiểm tra báo cáo từ xa.
Đặc điểm nổi bật
- Quyền truy cập các tài liệu kinh doanh, phần tử văn bản và các tài sản kỹ thuật số khác trực tiếp ở những nơi được cấp quyền truy cập.
- Cá nhân hóa hoạt động: Hệ thống sẽ tự thích ứng và cập nhật tương ứng với hồ sơ các nhân của nhân viên. Khi nhân viên tạo tài liệu, Dynamics sẽ tự động cá nhân hóa tài liệu với thông tin và vai trò cụ thể của từng nhân viên trong tổ chức.
- Xác thực thương hiệu và nội dung: Ứng dụng có khả năng kiểm tra và cập nhật các tài sản đặc trưng của thương hiệu như phông chữ, màu sắc và logo doanh nghiệp vào các văn bản, tài liệu.
- Tự động hóa tài liệu: Nhân viên được phép tùy chỉnh các tài liệu phức tạp thông qua bảng câu hỏi đơn giản. Còn đối với quản trị viên, họ có thể thiết lập các mẫu tài liệu nâng cao như hợp đồng hoặc đề xuất.
3. Phần mềm quản lý tài liệu Google Drive
Google Drive là phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản miễn phí và thông dụng nhất trên thế giới hiện nay. Được phát triển bởi “ông trùm” Google, Drive có khả năng liên kết chặt chẽ với các nền tảng khác trong cùng hệ thống. Google Drive hoạt động dưới dạng cung cấp không gian bộ nhớ trên nền tảng đám mây, nhờ đó mà người dùng có thể dễ dàng truy cập, tải xuống tài liệu bất kể nơi đâu và lưu trữ ở bất kỳ định dạng nào.
Tính năng nổi bật
- Sắp xếp và quản lý tài liệu một cách khoa học theo hình thức thư mục lớn cho đến thư mục nhỏ.
- Cho phép tải tài liệu với dung lượng lớn nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng với nhiều định dạng khác nhau.
- Liên kết trực tiếp với 3 công cụ Google Doc, Google Sheet và Google Slide.
- Cho phép chia sẻ và cộng tác với nhiều người cùng một thời điểm, thúc đấy quá trình làm việc nhóm hiệu quả.
- Tra cứu tài liệu nhanh chóng, dễ dàng với thanh công cụ hỗ trợ tìm kiếm từ cơ bản đến nâng cao.
Trên đây là top 3 phần mềm quản lý tài liệu an toàn và tốt nhất hiện nay. Tùy theo nhu cầu và mô hình của mỗi doanh nghiệp sẽ có những phần mềm thích hợp tương ứng. Nếu doanh nghiệp của bạn có nguyện vọng chuẩn hóa quy trình quản lý tài liệu thì liên hệ ngay với CoDX để nhận được sự tư vấn nhanh nhất.
Theo: Ngọc Yến – KTPM
